Cuando organices tu oficina y elimines el desorden, te sentirás lleno de energía de nuevo. Te darás cuenta que estarás motivado a trabajar cuando no tienes que lidiar con el desorden. Ahorrarás tiempo que habrías perdido buscando documentos extraviados entre montones de papel o en tu computadora. ¡Aprende cómo en este artículo!

Empieza por establecer un plan. Organiza tu lista por orden de prioridad, haz una cita contigo mismo e identifica tu motivación. En sólo 60 segundos, aprenderás a organizar tu oficina.

Crea un escritorio sin desorden

• Bota las cosas que no usas, como plumas que no escriben, cd´s viejos de computadora y papel de apuntes. Mantén en tu escritorio sólo útiles que uses regularmente. Esto incluye varias plumas y lápices, una engrapadora, tijeras, clips de papel, notas adhesivas, una libreta, un calendario y una libreta para anotar mensajes telefónicos.
• Después debes consolidar tu equipo de oficina con la compra de un equipo multi-funcional, que sirva de impresora, escáner, fotocopiadora y máquina de fax.
• Usa bandejas para organizar tus papeles y clasificadores de archivos para evitar montones de papel.
• Finalmente, limpia tus gavetas y asígnale a cada una un propósito. Si tu escritorio tiene tres gavetas, considera crear una gaveta de útiles, una gaveta de uso personal, y una gaveta de identidad con artículos que lleven el logotipo de la compañía.

Genera espacio de almacenamiento cuando éste no existe

Si has enfrentado el problema de tener poco espacio para almacenar tus cosas, sabes que todo se puede convertir en un enredo desorganizado. Puedes añadir espacio fácilmente para almacenar con estantería, gavetas, armarios, estantes para libros y archivos. La estantería es barata, fácil de instalar y sirve para guardar libros, archivos, cuadernos, útiles o cualquier otra cosa que necesites. Las gavetas son una opción más permanente y más cara, pero mas agradable a la vista porque ocultan los contenidos. Las unidades de almacenamiento y recipientes de plástico son excelentes para guardar productos de venta y mantener ciertos útiles, como papel de impresora y carpetas.

Administra tu correo

Es fácil dejar que el correo se acumule, pero puedes ahorrarte tiempo si te encargas de él a medida que va llegando. Clasifica tu correo tan pronto llegue desechando lo que consideres basura, y si es necesario enviándolo a las personas adecuadas. Abre y archiva el resto del correo. Categorías para archivar tu correo incluyen facturas, correo que necesite una respuesta inmediata, correo que no es urgente, publicaciones, etc. Si cuentas sobre todo con correo electrónico, debes revisar tu correo cada hora y responder de inmediato si es posible. Usa las carpetas disponibles en tu buzón electrónico para organizar tu correo.

Mantén un sistema eficiente de archivos

• Usa cajas para archivar documentos que ya no usas pero que puedes necesitar en el futuro. Puedes guardar las cajas para archivar en un estante, en un armario, o en un centro de almacenamiento si quieres ahorrar espacio.
• Reconoce lo que puedes desechar y lo que necesitas. Desecha la información que esté fuera de uso. Conserva documentos legales tales como contratos, garantías y documentos de impuestos.
• Organiza tus archivos usando un sistema de codificación por colores, alfabéticamente o por tipo de archivo.
• Considera usar diferentes gavetas para cada área de tu negocio, tales como clientes, finanzas y medios de comunicación.

Mantén tu ordenador organizado

Usa programas de computación, dales nombres específicos a tus archivos, guarda tus archivos en sus respectivas carpetas y crea “shortcuts” en tu pantalla para mantener tu ordenador organizado. Debes crear “shortcuts” para todos tus programas de Microsoft Office, Internet, tu correo electrónico y tu base de datos. Debes tener una copia al día de Microsoft Office, de un programa de protección antivirus como Norton System Works y un programa de datos como ACT!, Goldmine y Microsoft Project.

Controla el tiempo

La planificación es crucial. Haz un plan diario y trata de mantenerlo. Usa un calendario, una libreta para anotar citas, un organizador electrónico o un programa de computadora para organizar tu tiempo. Cuando dejes mensajes para personas que quieras contactar, deja dicho exactamente qué es lo que necesitas para que la persona tenga la información que deseas cuando te devuelvan el mensaje.